Software de gestión de embarcaciones gratis: qué cubren las opciones gratuitas y hasta dónde llegan

Empezá por quién la va a usar, no por el precio

La pregunta útil no es si una herramienta es gratis, sino quién va a cargar los datos y quién los va a leer. Una embarcación que cuida su propio dueño, una embarcación compartida entre varias personas y embarcaciones que se cuidan para clientes que pagan son tres trabajos distintos, y las herramientas gratuitas están hechas para el primero. Antes de comparar nombres, fijate cuál te describe:

• Un propietario, una embarcación: vos cargás los trabajos y vos leés el historial. Una app gratuita o una planilla lo cubren bien.
• Copropiedad, un grupo de socios o un club: pocas personas y un puñado de embarcaciones. Revisá los topes de usuarios y de embarcaciones, y si las condiciones del plan gratuito permiten tu tipo de uso.
• Una empresa náutica: una empresa de gestión de embarcaciones, un taller o un astillero, una flota de alquiler o de charter, o un yate con tripulación. Necesitás roles para el personal, informes para los propietarios y registro de las horas del equipo; los planes gratuitos pensados para propietarios particulares no tienen licencia para este uso (el de Yachtwave no la tiene) o no están diseñados para él.
• El sistema de otro: si tu guardería, tu taller o tu empresa de gestión ya usa una plataforma, preguntá si los propietarios pueden usarla sin cargo antes de pagar una propia.

Planillas: gratis, flexibles y para armar de cero

Cualquiera con una cuenta de Google puede usar Google Sheets, y Microsoft da acceso gratuito a Excel para la web con una cuenta Microsoft, con 5 GB de almacenamiento en OneDrive. Para una embarcación, una planilla prolija hace el trabajo: se abre en la computadora o en el celular, la podés compartir con un copropietario y no hay límites de plan ni condiciones de uso que vigilar. Lo que no va a hacer es saber algo de embarcaciones. Nada te avisa que toca cambiar el impeller si no armás vos el aviso, las fotos y los comprobantes viven en otra carpeta, y el registro es tan prolijo como la persona menos cuidadosa que lo edita. Nuestra guía sobre planilla o software para flotas de embarcaciones propone una estructura de cinco pestañas para una flota; para una sola embarcación, estas son las partes que conviene armar desde el primer día:

• Una bitácora de service con una fila por trabajo: fecha, horas de motor, trabajo hecho, quién lo hizo, repuestos y costo.
• Una pestaña de vencimientos con cada certificado y cada elemento de seguridad y su fecha de vencimiento (bengalas, matafuegos, balsa salvavidas, radiobaliza EPIRB), con un formato condicional que pinte la celda de naranja un mes antes.
• Una columna de próximo service para cada motor, con el intervalo copiado del manual del fabricante y comparado con el horómetro en cada lectura.
• Una carpeta compartida para fotos y facturas, con nombres de archivo que empiecen por la fecha y el nombre de la embarcación.
• El historial de versiones, que guardan tanto Google Sheets como Excel para la web, para recuperar una fila que alguien pisó.

Apps de mantenimiento gratuitas: qué incluyen los planes gratis

Una app de mantenimiento te da lo que una planilla en blanco no tiene: una estructura armada alrededor de la embarcación (motores, equipos, documentos), recordatorios y un historial que podés abrir en el celular desde el muelle. Cada una de las herramientas de abajo tiene un plan gratuito y mejoras pagas; la diferencia está en el punto donde se corta lo gratis. Datos verificados en el sitio web o en la ficha de la tienda de aplicaciones de cada proveedor el 1 de octubre de 2026. Los planes cambian, así que volvé a revisarlos antes de comprometerte.

• Yachtwave Personal: US$ 0 para hasta 3 embarcaciones y 5 tripulantes, con tareas de mantenimiento y órdenes de trabajo, historial de service, checklists, inventario básico, documentos con avisos de vencimiento y registros que se pueden leer sin conexión en la app. Es solo para uso personal: el uso comercial (empresas de gestión, talleres de servicio, flotas de charter) necesita el plan Pro o Ultimate, a US$ 39 o US$ 49 por embarcación por mes.
• Ready4Sea (hecha en Francia, con app en inglés): bitácora de mantenimiento, un plan de tareas recurrentes, horas de motor, recordatorios en tu propio calendario y la opción de invitar al profesional que le hace el service a tu embarcación. El plan gratuito Basic cubre 1 embarcación, 2 usuarios, 30 equipos y 100 MB de documentos. Standard (29,99 € por año, IVA incluido) pasa a 3 embarcaciones y 5 usuarios, con exportación ilimitada de la bitácora y modo sin conexión; Premium (59,99 € por año, más por encima de 5 embarcaciones) levanta los topes.
• Apps de embarcación conectada como Seanapps, del Grupo Beneteau: la app se baja de las tiendas habituales, pero depende de un equipo instalado a bordo, que se vende con un primer año de conectividad 4G; después, el monitoreo a distancia necesita una suscripción anual paga. Sin ella, la bitácora de mantenimiento y los documentos siguen disponibles.

¿Plan gratuito o prueba gratis? Leé las condiciones antes de cargar tus registros

Un plan gratuito permanente existe para ganarse a los propietarios particulares. Puede excluir el uso comercial, limitar embarcaciones o usuarios y reservar los informes o las exportaciones masivas para los que pagan: el plan gratuito de Yachtwave, por ejemplo, exporta una ficha de la embarcación lista para imprimir, mientras que la exportación CSV de su generador de informes arranca en Pro. Es un modelo de negocio, no una trampa. El riesgo es armar toda tu rutina sobre un plan que después no da para más y tener que cargar todo de nuevo en otro lado. Una prueba gratis es lo contrario: todo habilitado durante unas semanas. Sirve para probar una herramienta con tus embarcaciones reales, no para quedarte usándola indefinidamente. En los dos casos, conseguí respuesta a estas preguntas antes de cargar tu historial de service:

• ¿El plan gratuito permite el uso comercial, o solo el personal?
• ¿Cuántas embarcaciones, usuarios y documentos incluye, y qué pasa el día que te pasás?
• ¿Podés exportar todo el historial, fotos y facturas incluidas, en un formato que otra herramienta pueda leer (Excel, CSV, PDF)?
• ¿Podés leer tus registros sin señal, en una amarra del Delta o en el galpón de la guardería?
• ¿Un mecánico o un copropietario invitado ve todo, o solo lo que le corresponde?
• ¿Qué pasa con tu cuenta si el proveedor cambia sus planes? Ready4Sea, por ejemplo, lanzó sus planes Standard y Premium en octubre de 2023 y mantuvo uno gratuito.

Cuándo lo gratis deja de funcionar: un ejemplo

Ejemplo hipotético: una pequeña empresa de gestión de embarcaciones de Tigre cuida siete embarcaciones de cuatro propietarios, con dos mecánicos, una persona en la oficina y un capitán en relación de dependencia. En una semana típica reparte los trabajos, vigila qué motores están cerca de un service, archiva cada factura en la embarcación que corresponde, informa a cada propietario sin mostrarle las embarcaciones de los demás y suma las horas del equipo para el contador. Una app de mantenimiento pensada para un propietario particular no está diseñada para eso, y un plan gratuito con licencia para uso personal no lo permite. Una pareja que comparte una embarcación, en cambio, quizás nunca necesite más que un plan gratuito. Si te reconocés en más de una de estas señales, las herramientas gratis te están costando más tiempo del que te ahorran:

• Llevás un segundo registro de embarcaciones que ya tienen la app de su dueño, porque no podés ver lo que hay adentro.
• Las fotos y los informes de los trabajos viajan por WhatsApp o por mail, y nadie encuentra los de la puesta a punto del año pasado.
• Informar a un propietario implica copiar de tres lugares a un solo mail.
• Una fecha de service o un vencimiento ya pasó sin que nadie se enterara.
• Las planillas de horas se vuelven a tipear antes de mandarlas al contador, y todos los meses alguien discute una cifra.

Dónde encaja Captain Crews

Captain Crews es un software pago, sin plan gratuito, pensado para el momento en que varias personas trabajan sobre las mismas embarcaciones. La oficina, los mecánicos, los capitanes y los propietarios comparten una ficha por embarcación, cada uno con sus propios permisos: un propietario ve solo sus embarcaciones, y los informes de trabajo solo cuando la oficina los aprobó. Las horas de motor disparan un aviso antes de cada service, la oficina le manda notas importantes al equipo, cada uno recibe sus propias notificaciones y el personal ficha desde el celular, lo que alimenta los resúmenes de horas con los que trabaja tu contador.