Cómo gestionar una flota de embarcaciones: guía práctica

Una ficha por embarcación, y un responsable para cada dato

Todo empieza con una sola ficha por embarcación. Mientras la información esté repartida entre un cuaderno en el puesto de mando, un grupo de WhatsApp y una planilla, nadie sabe de verdad en qué estado está cada embarcación, y cada pregunta cuesta un llamado. La ficha tiene que reunir lo que necesitás para tomar decisiones, no todo lo que alguien supo alguna vez sobre la embarcación. El dato más importante es también el que más seguido está mal: las horas de motor. Definí quién las anota y cuándo. En una flota de alquiler, las anota el timonel o el personal de muelle en cada regreso; en una embarcación que administrás para un propietario, el capitán las lee una vez por semana; en cada trabajo, el mecánico las anota antes de empezar. En Captain Crews, un paso de lectura de horas dentro de la checklist de un trabajo actualiza las horas registradas de ese motor, y la lista de la flota que ya tenés se importa desde un archivo de Excel, con una vista previa antes de guardar nada. Los datos que importan:

• Identificación: nombre, matrícula, número de casco, MMSI y señal distintiva si la embarcación los tiene
• Motores: cada motor y el generador, con marca, modelo, número de serie, posición (babor, estribor) y horas
• Transmisión, hélices, tanques y capacidades, para pedir el repuesto correcto a la primera
• Estado del día: disponible, reservada, navegando, en seco, orden de trabajo, en mantenimiento o no disponible
• Propietario o entidad que paga, y ubicación habitual (marina, amarra, guardería náutica o astillero)
• Documentos y equipos de seguridad, cada uno con su fecha de vencimiento

Mantenimiento preventivo: horas, fechas y checklists reutilizables

El mantenimiento preventivo funciona con dos disparadores. El primero es el uso: el aceite y los filtros, los impulsores y las correas tocan después de cierta cantidad de horas de motor. El segundo es el tiempo: los ánodos, el antifouling, el service anual y la revisión de la jarcia vencen por fecha, aunque la embarcación casi no se haya movido. Los intervalos los fijan los manuales del constructor de la embarcación y del fabricante del motor, que mandan sobre cualquier recomendación general; y una embarcación que trabaja mucho es una razón para respetarlos sin estirarlos. En la práctica, cada motor tiene su próximo umbral de service y el trabajo que corresponde. Captain Crews muestra una etiqueta ámbar cuando faltan 100 horas para el umbral y una roja cuando se pasa, con una notificación en cada etapa; después del service cargás el umbral siguiente. Las tareas por fecha se convierten en trabajos tipo recurrentes, semanales, mensuales o anuales: el trabajo se crea en cada embarcación de la lista, para la persona que elegiste, con su checklist adjunta. Un plan de ejemplo para una embarcación de trabajo, que tenés que ajustar a los manuales de sus propios motores:

• Cada semana: bombas de achique en automático y en manual, niveles, correas, baterías, pérdidas a la vista
• Cada mes: generador funcionando con carga, todas las válvulas de fondo accionadas, luces de navegación
• Cada año: service completo, varada y antifouling, control de los equipos de seguridad, revisión de la jarcia
• Por horas de motor: aceite y filtros, filtro de combustible, impulsor de la bomba de agua cruda, con los intervalos del manual del motor

Vencimientos: papeles y equipos de seguridad

Las flotas rara vez pierden sus documentos: los dejan vencer. El seguro, la matrícula, los certificados y las inspecciones que tu actividad exija ante la Prefectura necesitan su fecha de vencimiento cargada y un aviso con tiempo suficiente para actuar. Con los equipos de seguridad pasa lo mismo, con una dificultad extra: en una flota suman decenas de elementos repartidos en muchas embarcaciones. Captain Crews lleva un registro de seguridad por embarcación: una línea por elemento, con su ubicación a bordo, su número de serie, su fecha de vencimiento y un aviso que podés configurar para toda la empresa o elemento por elemento. La pantalla Vencimientos reúne los documentos, los equipos de seguridad y los umbrales de motor de toda la flota en una sola lista ordenada por urgencia, y se puede imprimir. Lo mínimo que conviene seguir:

• Matafuegos: fecha de service o de reemplazo, y dónde está instalado cada uno
• Balsa salvavidas y su liberador hidrostático: fecha de service
• Radiobaliza (EPIRB): fecha de la batería y registro al día
• Bengalas: fecha de vencimiento
• Botiquín de primeros auxilios: vencimientos de su contenido
• Documentos: seguro, matrícula, y los certificados e inspecciones que exija tu actividad

Costo por embarcación: cada factura, asignada a un casco

Un total de gastos de toda la flota no te dice nada sobre lo que podés hacer. La cifra útil es el costo de cada embarcación por rubro: motor, casco, electricidad, seguridad, combustible. Eso es lo que deja ver la embarcación que cuesta el doble que sus gemelas, y lo que te ayuda a decidir entre reparar, reacondicionar o vender. La regla es fácil de enunciar y difícil de sostener: cada factura se asigna a una embarcación el mismo día que llega. La lectura de facturas (OCR) de Captain Crews extrae el proveedor, el número de factura, la fecha, el importe neto, el IVA y el total, y una persona lo revisa y lo aprueba. La pestaña Facturas de cada embarcación suma el período que elijas, con un filtro por rubro de mantenimiento, y la pestaña Combustible registra los litros y el precio pagado. Dividí ese total por las horas de motor del año o por los días de uso y obtenés un costo por hora o por día que permite comparar de igual a igual una embarcación con otra.

Tripulación: horas, horas extra y datos para la liquidación

La tripulación suele ser el mayor costo operativo de una flota y el más difícil de seguir con precisión. Importan dos preguntas: quién trabajó en qué embarcación, y cuántas horas. Fichar con el celular al empezar y al terminar le gana a una planilla de horas completada de memoria a fin de mes. En Captain Crews, cada fichada puede registrar la ubicación del celular (obligatoria u opcional, persona por persona), y el estado «En una embarcación» vincula el tiempo con la unidad correcta. Las horas que superan la semana prevista de cada persona se calculan sobre el período de liquidación, con la tasa de horas extra que fijes para esa persona; al cerrar el período, la oficina decide qué se paga y qué pasa al período siguiente. Las licencias, los traslados (por zona o por kilómetro) y los días de travesía pagados con una tarifa por día se suman al mismo resumen. Captain Crews prepara los resúmenes y las exportaciones para la liquidación; la liquidación de sueldos en sí, con los recibos y los documentos legales, queda a cargo de tu contador o del estudio que liquida los sueldos.

Una rutina que se sostiene: diaria, semanal, de temporada

Un método funciona recién cuando se vuelve costumbre. Esta es una rutina básica para repartir entre la oficina, el muelle y el taller. Lleva unos minutos por día cuando la información se carga en el momento, y mucho más cuando una semana entera se pone al día un viernes a la noche.

• Cada mañana: estado de cada embarcación, trabajos del día y quién los hace, salidas y reservas previstas
• Al final de cada día: horas de motor anotadas al regreso, problemas reportados, trabajos terminados cerrados
• Cada semana: la pantalla Vencimientos, services a programar, facturas a asignar, horas de la tripulación
• Cada mes: costo por embarcación, un resumen para cada propietario, cierre del período de liquidación
• Cada temporada: un balance por embarcación (uso, costos, averías), el plan de invernada o de puesta a punto, el presupuesto del año siguiente

Seis números para revisar cada lunes

Un panel vale algo solo si alguien lo mira. Seis cifras alcanzan para saber si la flota está en buena forma. En Captain Crews, cada una se lee en la pantalla que la produce: no hay un panel único para armar, sino seis lugares para revisar al empezar la semana.

• Embarcaciones fuera de servicio hoy, y desde hace cuánto: la lista de la flota y sus estados
• Services que vencen dentro de las próximas 100 horas de motor: la ficha del motor y la pantalla Vencimientos
• Documentos y elementos de seguridad que vencen este mes: la pantalla Vencimientos
• Trabajos atrasados o bloqueados: la vista del taller, con los trabajos urgentes y el motivo del bloqueo
• Costo por embarcación del mes: la pestaña Facturas de cada unidad, filtrada por período
• Horas y horas extra de la tripulación: el historial de fichadas y su exportación a Excel

Cinco trampas para evitar

Aparecen en casi todas las flotas que crecen, sea cual sea la herramienta. Arreglarlas no cuesta plata: alcanza con una regla por escrito y alguien que se ocupe de que se cumpla.

• Dejar que todos modifiquen todo: cada dato necesita una persona responsable
• Anotar las horas de motor cuando alguien se acuerda: un aviso de service vale lo que vale la lectura del horímetro
• Tirar las facturas en una carpeta compartida sin asignarlas a una embarcación
• Manejar la planificación en un grupo de WhatsApp, donde los cambios se pierden
• Elegir una herramienta que el personal de muelle nunca abre: un software que usa una sola persona no cambia nada

Dónde entra Captain Crews

Captain Crews reúne estos cinco pilares en una sola herramienta: la ficha de cada embarcación y de sus motores, los trabajos y las checklists reutilizables, los umbrales por horas de motor, el registro de seguridad y la pantalla Vencimientos, las facturas leídas automáticamente y asignadas a la embarcación, el combustible, el control horario y los resúmenes para la liquidación. Los vehículos de la empresa pueden sumarse a la misma flota. Los roles de usuario definen quién ve y quién modifica qué, hasta los propietarios, que solo ven sus propias embarcaciones.