Software de reservas de embarcaciones que pone a todos en el mismo calendario
Solicitudes desde el celular, aprobación en un toque, un calendario compartido que detecta superposiciones y notificaciones automáticas: tu flota se reserva sin una sola llamada.
Hoy, el calendario de una flota suele ser un cuaderno en la oficina del club, tres grupos de WhatsApp y planillas que no siempre están al día. Resultado: dos salidas en la misma embarcación el sábado que viene, un socio que espera respuesta desde el martes y un responsable que se pasa el día al teléfono. Captain Crews es un software de reservas de embarcaciones que reemplaza todo eso por un circuito claro: las solicitudes llegan desde el celular, la aprobación se hace en un toque y un calendario compartido —el mismo para todos— señala los horarios ya ocupados. Cada paso avisa automáticamente a las personas indicadas, cada una en su idioma. Clubes náuticos, empresas de charter, empresas de gestión: tu flota por fin se reserva sin fricción, embarcaciones y vehículos por igual.
Solicitar, aprobar o rechazar con un motivo: un circuito que funciona solo
Socios o tripulantes, desde su propia cuenta, eligen una unidad y un horario directamente desde el celular. El responsable recibe la solicitud y la aprueba, o la rechaza indicando un motivo, en un toque; si el horario no sirve, el responsable lo cambia y se le avisa a quien la pidió. Nadie persigue a nadie. Este circuito se activa con la opción de organización por sector; sin ella, las personas autorizadas a editar el calendario cargan sus reservas directamente.
- Solicitudes de reserva desde el celular: unidad, horario, motivo, comentarios
- Aprobar, o rechazar con un motivo, en un toque, desde la oficina o desde el muelle
- Las solicitudes pendientes aparecen en la pantalla de inicio del responsable, con un contador
- Cada paso genera una notificación: solicitud recibida, aprobada, rechazada, modificada o cancelada
- Un registro de cada solicitud: quién pidió qué, quién la aprobó o la rechazó, y cuándo
Un calendario compartido que señala cada superposición de reservas
El calendario detecta las superposiciones antes de que lleguen al muelle: cualquier superposición en la misma unidad se señala antes de guardar, y un conflicto confirmado igual queda en la pantalla de conflictos hasta que alguien lo resuelva. Todos miran el mismo calendario, pero cada uno ve solo lo que su rol le permite, hasta un acceso de visitante de solo lectura para la recepción y las empresas asociadas.
- Superposiciones señaladas antes de guardar, conflictos aceptados listados para decidir
- Búsqueda de disponibilidad: encontrá una unidad libre en cualquier período en segundos
- Calendarios filtrados por tipo: embarcaciones por un lado, vehículos por el otro, o toda la flota junta
- Roles y alcances precisos: responsables de unidad, tripulación, propietarios, visitantes de solo lectura
- El estado de cada unidad de un vistazo: disponible, reservada, en el taller o en mantenimiento
La necesidad, el motivo de la salida y las tarifas de alquiler
Una reserva dice para qué es la salida. Con la organización por sector, quien hace la solicitud indica el motivo de la reserva y el patrón previsto; también puede expresar una necesidad sin elegir unidad («una embarcación para seis el 12»), que el responsable después asigna a una unidad libre. Las tarifas de alquiler por día y por hora figuran en la ficha de cada unidad y aparecen en su ficha en PDF. Captain Crews no factura las reservas ni cobra ningún pago.
- Motivo de la reserva y patrón previsto, indicados en la solicitud (organización por sector)
- Una necesidad sin unidad concreta: después el responsable asigna una libre
- Tarifas de alquiler por día y por hora en la ficha de cada unidad, visibles en su ficha en PDF
- Una moneda por empresa (euro o dólar estadounidense)
- Interfaz y notificaciones en español, inglés y francés
El taller y el calendario por fin se hablan
El mantenimiento planificado ocupa la unidad en el calendario: una reserva hecha para ese horario dispara una advertencia. Cuando el propietario, o su tripulación, pide un trabajo, la fecha se acuerda en la herramienta: la empresa la aprueba o propone otras fechas, y quien la pidió acepta o retira la solicitud.
- Una orden de trabajo planificada ocupa automáticamente la unidad en el calendario
- Trabajos pedidos por el propietario: aprobación u otras fechas propuestas por la empresa, con seguimiento en la herramienta
- Salidas, mantenimiento y períodos no disponibles se distinguen claramente en el calendario
- Quien pide ve al instante que una unidad está parada, sin llamar al taller
- El historial de la embarcación guarda las dos caras: las salidas hechas y los trabajos realizados
Tus datos circulan: exportaciones, importaciones y una API
El calendario no vive aislado. Sacá un informe de reservas en Excel exactamente sobre el alcance que necesitás, importá tu flota existente para arrancar y, con el plan Empresa, dejá que otro sistema —un calendario corporativo, por ejemplo— lea tus reservas automáticamente a través de la API de solo lectura.
- Informes de reservas en Excel: toda la flota, solo embarcaciones, solo vehículos o una sola unidad
- Importación de tu flota existente: nada que volver a tipear para arrancar
- La ficha en PDF de cada unidad, con sus tarifas de alquiler
- API de reservas de solo lectura (plan Empresa): no modifica nada en Captain Crews
- Sin ataduras: tus datos se pueden exportar en cualquier momento, conforme a la portabilidad de datos del RGPD
Preguntas frecuentes
¿Cómo evita Captain Crews las reservas superpuestas?+
Cada reserva se compara con lo que ya está cargado en la unidad: si el horario se superpone con una salida, un mantenimiento o un período no disponible, el conflicto se señala antes de guardar. Una superposición buscada se puede confirmar igual; en ese caso aparece en la pantalla de conflictos hasta que alguien la resuelva, y se avisa a quienes hicieron las reservas. Los horarios consecutivos (uno termina al mediodía y el siguiente empieza al mediodía) no se consideran conflictos, así que podés encadenar salidas sin falsas alarmas.
¿Quién puede pedir una reserva y quién la aprueba?+
Lo decidís vos. Cada usuario tiene un rol —responsable, tripulación, propietario, visitante— con permisos precisos. Con la opción de organización por sector, tus socios o tu tripulación piden una unidad desde su propia cuenta, y la aprobación le corresponde al responsable del sector de la unidad, a un capitán al que le hayas dado ese permiso o a la oficina. Sin la opción, las personas autorizadas a editar el calendario cargan sus reservas directamente. El acceso de visitante de solo lectura le permite a una recepción o a una empresa asociada consultar la disponibilidad sin poder cambiar ni pedir nada.
¿Podemos gestionar vehículos además de embarcaciones?+
Sí. Captain Crews maneja flotas mixtas: embarcaciones y semirrígidos, pero también vehículos de servicio o de cortesía. Cada categoría tiene una ficha adaptada, y tanto los calendarios como la búsqueda de disponibilidad filtran por tipo de unidad: reservar un auto de cortesía es tan simple como reservar una embarcación.
¿Captain Crews se conecta con el software y las planillas que ya usamos?+
En parte. Las exportaciones a Excel y PDF se hacen en un clic. Con el plan Empresa, una API de solo lectura le permite a otro software consultar tus reservas automáticamente; no recibe datos y no expone nada más de Captain Crews. Contanos qué necesitás.
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