Software de gestión de tripulaciones de yates: horas, licencias y sueldos
Quién está a bordo, quién está de licencia, cuántos días de travesía y qué va para el contador: horarios, horas, licencias y tarifas diarias de tu tripulación en un solo lugar, embarcación por embarcación.
Captain Crews es un software de gestión de tripulaciones de yates para la parte de horas, licencias y sueldos de una tripulación: horarios de trabajo, horas diarias, solicitudes de licencia, días de travesía pagados con tarifa diaria y cifras listas para tu contador. No lleva los registros de horas de descanso del MLC, no sigue los certificados de la tripulación ni planifica rotaciones; si lo primero que necesitás es el cumplimiento normativo, conviene sumar una herramienta específica de cumplimiento para tripulaciones. Está pensado para propietarios de yates que emplean a una tripulación chica, para los capitanes que manejan sus embarcaciones y para las empresas de gestión que se ocupan de varias embarcaciones y de su gente. Los tripulantes usan su celular; el propietario o la oficina ven al equipo, aprueban licencias y cierran cada período de liquidación. Todo se organiza por embarcación y por propietario, y un propietario solo ve a su propia tripulación.
Cuentas de tripulación organizadas alrededor de la embarcación y de su propietario
Cada tripulante tiene su propio usuario, creado por el propietario o por la oficina, con un puesto y solo los permisos que necesita: control horario, traslados, flota, taller, facturas, documentos de la embarcación. Su semana laboral estándar (días, horarios de entrada y salida, un descanso fijo o libre) define las horas previstas con las que compara el resto del sistema. Los tripulantes vinculados a un propietario quedan dentro del alcance de ese propietario, y ese propietario ve solo a esos tripulantes. Cuando tu empresa emplea directamente a los capitanes, también podés delegarle a un capitán hasta cinco permisos de gestión sobre las embarcaciones de su alcance: editar la ficha de la embarcación, gestionar el calendario, aprobar reservas, manejar documentos y fotos, y cerrar o reabrir trabajos de taller. Los cinco quedan desactivados hasta que los marques.
- Usuarios para capitanes, tripulación y personal de tierra, cada uno con un puesto en texto libre
- Permisos por persona: control horario, traslados, flota, taller, facturas, documentos
- Una semana laboral estándar y una regla de descanso para cada tripulante
- La tripulación de cada propietario, separada de la de otros propietarios y del personal de la empresa
- Cinco permisos delegables para los capitanes empleados por la empresa, todos desactivados por defecto
Horas diarias desde el celular, en la embarcación correcta
Los tripulantes fichan la entrada y la salida desde el celular, eligiendo dónde están: en el taller, a bordo de una embarcación, en un descanso o terminando el día. La ubicación se guarda en cada fichada, y vos decidís por persona si el GPS es obligatorio. Para los patrones que pasan de una embarcación a otra, podés pedirles que indiquen la embarcación del día en su primera fichada, para que el tiempo quede vinculado a la embarcación correcta. El propietario o la oficina ven un tablero del equipo con el estado actual de cada persona, incluido quién está de travesía, y las horas del día frente a su horario. Desde la pantalla de fichada, los tripulantes también pueden reportar un problema que encuentran en una embarcación, con la ubicación adjunta. El circuito de fichada en sí se explica con más detalle en nuestra página de control horario para tripulaciones.
- Opciones de fichada: taller, a bordo de una embarcación, descanso, fin del día
- Ubicación guardada en cada fichada, con GPS obligatorio u opcional según la persona
- Pedido de la embarcación del día para los patrones que trabajan en varias embarcaciones
- Tablero del equipo con el estado en vivo y las horas del día frente al horario
- Reportes de problemas con ubicación, enviados a la oficina desde el celular
Travesías: una tarifa diaria en lugar de fichar por hora
En una travesía, contar horas deja de tener sentido. Cargás la travesía en el calendario de la embarcación y marcás a los tripulantes que suben a bordo, y cada uno recibe una notificación. Cuando arranca el viaje, el tripulante, el propietario o la oficina abren una sesión de travesía: la fichada normal queda en pausa para esa persona, y cada día de travesía cuenta con la tarifa diaria definida para ella, sin duplicarse con sus horas. Si las travesías ya forman parte del sueldo de alguien, desactivás la tarifa diaria y los días simplemente quedan registrados. La oficina y el propietario de la embarcación reciben un aviso cuando empieza una travesía y cuando la embarcación vuelve, y el informe diario muestra quién está de travesía y con qué tarifa.
- Travesías en el calendario de la embarcación, con aviso a la tripulación asignada
- Fichada por hora en pausa mientras dura la sesión de travesía
- Tarifa diaria definida por persona y ajustable al comienzo de cada travesía
- Opción para los tripulantes cuyo sueldo ya cubre las travesías
- Travesías en una embarcación fuera de tu flota, registradas por destino
Solicitudes de licencia y un calendario de licencias para toda la tripulación
Los tripulantes piden licencia por vacaciones desde el celular, por días completos o, si lo permitís, por medias jornadas. El propietario o la oficina la aprueban o la rechazan, con un motivo cuando hace falta, y el tripulante recibe la decisión por notificación. Las licencias por enfermedad y las ausencias injustificadas las carga el responsable. El saldo de cada persona sale de una cantidad anual de días definida para la empresa y ajustable por persona, y vos elegís si un feriado que cae dentro de una licencia se descuenta o no. Un calendario de licencias muestra feriados, licencias y ausencias lado a lado, para que puedas ver quién más falta antes de decir que sí.
- Licencia por vacaciones pedida desde el celular, por días completos o medias jornadas
- Aprobación o rechazo con motivo, y notificación de vuelta
- Licencias por enfermedad y ausencias registradas por el propietario o la oficina
- Cantidad anual de días por empresa, ajustable tripulante por tripulante
- Feriados que cargás para tu empresa, visibles en el calendario
Cifras listas para liquidar al final de cada período
Captain Crews compara las horas que trabajó cada persona con su semana estándar a lo largo de tu período de liquidación (el mes calendario o un ciclo como del 26 al 25), después de licencias, feriados y días de travesía. Eso da un saldo acumulado. Al cierre, el propietario o la oficina deciden qué hacer con él: horas extra pagadas o trasladadas al período siguiente, un faltante descontado de las vacaciones o trasladado. Después, el período cerrado queda bloqueado. Tu contador recibe cifras y archivos, no un recibo de sueldo: una planilla de Excel por persona y por período para el personal empleado por la empresa (resumen, detalle día por día, licencias, traslados), más una planilla de fichadas mensual en PDF y archivos CSV por período de liquidación desde la pantalla de exportación. Después, el contador aplica las cargas sociales y emite el recibo de sueldo legal.
- Día de inicio del período de liquidación a elección, del 1 al 28
- Horas previstas ajustadas por licencias, feriados y días de travesía
- Un coeficiente de horas extra por persona, por ejemplo 1,5
- Cierre del período con pago o traslado, y después bloqueado
- Viáticos de traslado por zona o por km con el plan Empresa
Propietario, capitán y oficina trabajando con la misma información
Buena parte de la gestión de una tripulación se reduce a quién sabe qué. Los documentos de la embarcación se pueden compartir con la tripulación del propietario o reservar para el propietario y la oficina, documento por documento, y un tripulante abre los documentos de la embarcación solo si le das ese permiso. El propietario y la oficina pueden enviar avisos a su tripulación, con adjuntos y una marca de urgente, y la tripulación puede responder: a su propietario si está vinculada a uno; si no, a la oficina. Si lo permitís, los tripulantes sacan una foto de los comprobantes (combustible o cualquier otro gasto) desde el celular, indican quién pagó —ellos mismos incluidos, si hay que reintegrarles el gasto— y el comprobante se lee automáticamente y se archiva en la embarcación para que la oficina lo controle. Las notificaciones le llegan a cada persona en su idioma: español, inglés o francés.
- Documentos de la embarcación compartidos con la tripulación, o no, documento por documento
- Avisos a la tripulación con adjuntos y marca de urgente
- Comprobantes fotografiados por la tripulación, leídos automáticamente y controlados por la oficina
- Un campo «¿quién pagó?» para los tripulantes que pagaron de su bolsillo
- Notificaciones en el idioma de cada persona: español, inglés o francés
Lo que Captain Crews no hace para las tripulaciones de yates
Muchos programas de gestión de tripulaciones de yates giran alrededor del cumplimiento normativo, y Captain Crews no es una herramienta de cumplimiento. Donde se aplica el MLC 2006, se exigen registros diarios de horas de trabajo o de descanso, visados por el capitán; Captain Crews registra horas trabajadas para el sueldo, no períodos de descanso, y no hace controles de horas de descanso. No sigue certificados, aptos médicos, pasaportes ni visas de la tripulación, no genera listas de tripulantes para el despacho en puerto, y no tiene planificador de turnos ni de rotaciones, ni contratos, ni módulo de reclutamiento. Tampoco es un sistema de liquidación de sueldos: no emite recibos de sueldo, no presenta cargas sociales ni impuestos, y no liquida sueldos en varias monedas, ya que cada empresa trabaja en una sola moneda (euro o dólar estadounidense). Las licencias son una cantidad anual de días y no se acumulan de forma progresiva, y cada empresa tiene un solo huso horario, así que una tripulación que cruza husos horarios se sigue contando en el de la empresa.
- Un alcance claro: tiempo de trabajo, licencias, días de travesía y preparación de la liquidación
- Se puede usar junto a una herramienta específica de horas de descanso o de cumplimiento para tripulaciones
- Exportaciones de datos en archivos CSV, PDF y Excel
- Cargas sociales, recibos de sueldo y presentaciones, en manos de tu contador
Preguntas frecuentes
¿Captain Crews lleva los registros de horas de descanso del MLC?+
No. Captain Crews registra las horas de entrada y salida para calcular las horas a pagar, pero no registra los períodos de descanso, no los controla frente a los mínimos del MLC 2006 ni genera un registro para que lo vise el capitán. Si tu yate tiene que llevar registros de horas de descanso, usá una herramienta específica para eso, y Captain Crews para horarios, licencias, días de travesía y cifras de sueldos.
¿Puede seguir los certificados, los aptos médicos y los pasaportes de la tripulación?+
No por tripulante. Captain Crews no tiene un módulo de certificados de tripulación, así que los certificados STCW, los aptos médicos, los pasaportes y las visas no se siguen con recordatorios de vencimiento. Sí hay recordatorios de vencimiento para los documentos de la embarcación, como el seguro o los papeles de matrícula, y para los equipos de seguridad como balsas salvavidas y matafuegos, con notificaciones antes y después de la fecha.
¿Captain Crews es un sistema de liquidación de sueldos para tripulaciones de yates?+
No. Prepara las cifras: horas trabajadas frente al horario de cada persona, saldo de horas extra, días de travesía con su tarifa diaria, licencias tomadas y, con el plan Empresa, viáticos de traslado. Después, tu contador o tu proveedor de liquidación de sueldos aplica las cargas sociales, emite el recibo de sueldo legal y hace las presentaciones. Captain Crews no le paga a la tripulación, no liquida sueldos en varias monedas ni presenta nada ante los organismos.
¿Cómo se pagan los días de travesía a la tripulación?+
Con una sesión de travesía. Cuando un tripulante la inicia, su fichada por hora queda en pausa y cada día de travesía cuenta con la tarifa diaria definida para él, que se puede ajustar al comienzo de cada travesía. Para los tripulantes cuyo sueldo ya incluye las travesías, la tarifa diaria se desactiva y los días se registran sin monto.
¿Una empresa de gestión de yates puede manejar las tripulaciones de varios propietarios en una sola cuenta?+
Sí. Los tripulantes pueden estar empleados por tu empresa o vinculados a un propietario en particular. Cada propietario ve y gestiona solo a la tripulación vinculada a él (horarios, licencias, cierre del período de liquidación) y nunca a la de otro propietario, mientras tu oficina gestiona al personal que emplea directamente. A los capitanes empleados por la empresa se les pueden dar permisos delegados sobre las embarcaciones de su alcance.
¿Cuánto cuesta para una tripulación chica?+
El precio es por usuario y por mes. Los tripulantes que solo fichan cuestan 5 €. Con el plan Propietario (hasta cinco embarcaciones), el propietario y cada capitán o tripulante técnico cuestan 9 €; con el plan Empresa, el director, los responsables, los mecánicos y los capitanes cuestan 12 €. Todos los planes empiezan con una prueba gratis de 30 días.
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