Control horario de empleados en Argentina: qué tiene que poder demostrar el empleador

Qué cambió con la Ley 27.802 en registros y libros

Hasta la reforma, el sistema giraba alrededor de un libro especial rubricado, con un contenido mínimo fijado por el artículo 52 de la LCT, y la Ley de Jornada 11.544 pedía exhibir los horarios y los descansos en un lugar visible y anotar las horas suplementarias en un registro (artículo 6). La Ley 27.802, sancionada el 27 de febrero de 2026, desplazó la prueba hacia la registración ante ARCA y los soportes digitales. En la práctica, esto es lo que cambió:

• Registración: el libro especial del artículo 52 se reemplaza por la registración de cada trabajador ante ARCA, que pasa a ser suficiente a todos los efectos; ninguna otra autoridad puede exigir requisitos adicionales.
• Libros anteriores: los que ya existían pueden digitalizarse y deben conservarse diez años; la copia digital tiene la misma validez que el original en papel.
• Presunción del artículo 55: antes se activaba cuando el empleador no exhibía el libro o las planillas ante un juez o la autoridad laboral; ahora se vincula con la falta de registración en los términos del artículo 52.
• Derogaciones: se derogaron el artículo 54 de la LCT, sobre registros, planillas y otros elementos de contralor, y el artículo 6 de la Ley 11.544, sobre avisos de horarios y registro de horas suplementarias.

Lo que la reforma no tocó: jornada, descansos y horas extra

Menos formalidades no quiere decir menos límites. Las reglas de fondo siguen vigentes y solo se pueden controlar contra las horas realmente trabajadas, algo que pesa en un rubro estacional, donde a las semanas largas del verano les siguen semanas tranquilas en invierno.

• Jornada máxima: 8 horas diarias o 48 semanales (Ley 11.544), salvo las excepciones que prevé la propia ley o un convenio colectivo.
• Descansos: al menos 12 horas entre el fin de una jornada y el comienzo de la siguiente (art. 197 LCT), y 35 horas corridas de descanso semanal, en principio desde el sábado a las 13 hasta el domingo a las 24 (art. 204 LCT); quien trabaja en ese lapso por una excepción tiene derecho a un descanso compensatorio.
• Horas extra: se pagan con un recargo del 50 % en días comunes y del 100 % los sábados después de las 13, los domingos y los feriados (art. 201 LCT), con un tope de 30 horas por mes y 200 por año sin autorización administrativa previa (Decreto 484/2000). La reforma no modificó ni los recargos ni los topes.
• Banco de horas: desde la reforma, el empleador y el trabajador, o la representación sindical en la empresa, pueden acordar compensar horas extra con francos o con jornadas más cortas (nuevo art. 197 bis LCT). El acuerdo tiene que ser por escrito y voluntario, con límites y con un mecanismo de control fehaciente y verificable de las horas trabajadas y compensadas. Sin un registro diario, ese control no existe.
• Traslados: la LCT define la jornada como todo el tiempo en que el trabajador está a disposición del empleador sin poder disponer de su actividad en beneficio propio (art. 197). El viaje de un mecánico de una guardería a otra durante el día, en principio, forma parte de la jornada.

Quién prueba las horas en un reclamo, y cuánto tiempo guardar el registro

En un juicio por horas extra, la jurisprudencia laboral suele exigir que el trabajador pruebe las horas que reclama. Eso no deja tranquila a la empresa: frente a testigos que hablan de jornadas largas en plena temporada, un registro diario hecho en el momento, con cada corrección a la vista, es la mejor base para discutir las cifras. Y si pactaste un banco de horas, el control fehaciente de las horas no es opcional: es una condición del acuerdo. Para decidir cuánto tiempo guardar las fichadas, fijá un plazo por escrito y aplicalo siempre igual. Dos referencias ayudan: los reclamos por créditos laborales prescriben a los dos años (art. 256 LCT), y la Ley 27.802 pide conservar diez años los libros laborales anteriores a la reforma. Si registrás la ubicación al fichar, la Ley 25.326 agrega que los datos personales se destruyen cuando dejan de ser necesarios para la finalidad con la que se recolectaron.

Un ejemplo: la semana de un mecánico que recorre el Delta

Un ejemplo inventado para mostrar la mecánica: la empresa, el mecánico y los horarios no existen. Una guardería náutica de Tigre emplea a un mecánico que hace services a bordo de embarcaciones amarradas en varias guarderías y marinas del Delta. No tiene un horario fijo de entrada, así que la empresa registra cada día tal como pasa, en lugar de suponer un turno estándar.

• Lunes: de 07:30 a 16:45 en el taller, con una pausa de 30 minutos: 8 h 45 min trabajadas.
• Martes: entra al taller a las 07:15, desde las 09:00 trabaja a bordo de una embarcación en una guardería de San Fernando, vuelve al taller después del almuerzo y termina a las 17:30, con una pausa de 30 minutos: 9 h 45 min. El viaje entre el taller y la guardería queda dentro de la jornada.
• Miércoles: entra a las 07:40 y no ficha la salida. El historial marca la jornada como todavía abierta a medianoche; él confirma que terminó a las 16:10, la oficina corrige la fichada y el cambio queda registrado. Con una pausa de 30 minutos: 8 h 00 min.
• Jueves: de 07:30 a 18:00, con una pausa de 45 minutos: 9 h 45 min.
• Viernes: de 07:30 a 13:30, sin pausa: 6 h 00 min.
• Total de la semana: 42 h 15 min, por debajo de las 48 horas semanales. Entre el fin del martes (17:30) y el comienzo del miércoles (07:40) hay 14 h 10 min de descanso, más que las 12 horas que pide la ley. Si sus días de más de 8 horas generan horas extra depende de cómo distribuyen su jornada el contrato y el convenio aplicable: el registro día por día es lo que permite hacer esa cuenta.

La ubicación al fichar y la Ley 25.326

Registrar la ubicación cuando alguien ficha es un tratamiento de datos personales alcanzado por la Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales, cuya autoridad de control es la Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP). Dos reglas de esa ley marcan la base. Los datos que se recolectan tienen que ser adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con la finalidad para la que se obtienen (art. 4). Y antes de recolectarlos hay que informar a la persona, en forma expresa y clara, para qué se van a usar, quién los va a recibir y cómo puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación y supresión (art. 6). Una ubicación tomada solo en el momento de fichar es mucho menos invasiva que un seguimiento continuo, pero igual necesita un motivo. Si querés confirmar que un mecánico llegó a la guardería correcta, decilo en la información que le das al personal. Si no la vas a usar, no la recolectes.

Personal embarcado: otras reglas

La tripulación de buques mercantes, fluviales y pesqueros suele trabajar bajo convenios colectivos propios, con regímenes de embarque, guardias y descansos pensados para la navegación, que poco tienen que ver con la jornada de un taller. Para la tripulación de un yate o de una embarcación deportiva o de recreación, el encuadre depende del tipo de embarcación, de su uso y del convenio que corresponda, así que consultá con un abogado laboralista antes de elegir un sistema. El personal de tierra de la misma empresa, como los mecánicos del taller, el personal de la guardería o la oficina, sigue bajo la LCT y la Ley 11.544.

Una checklist para empresas náuticas en Argentina

No hace falta un sistema caro para hacerlo bien. Hace falta tomar unas pocas decisiones una vez, ponerlas por escrito y aplicarlas igual en cada período de liquidación.

• Separá el personal de tierra, alcanzado por la LCT y la Ley 11.544, del personal embarcado que tiene convenio propio.
• Registrá la entrada y la salida en el momento, desde el celular que la persona lleva al trabajo, y no de memoria al final de la semana.
• Definí quién puede corregir una fichada y guardá el rastro de cada corrección: quién la cambió, cuándo y qué decía antes.
• Controlá cada semana las horas extra contra los topes de 30 por mes y 200 por año, y la pausa de 12 horas entre jornadas, sobre todo en plena temporada de verano.
• Si pactás un banco de horas, hacelo por escrito, con límites claros y un control verificable de las horas trabajadas y compensadas.
• Fijá por escrito cuánto tiempo guardás las fichadas y avisale al personal cuál es ese plazo.
• Dejá que cada persona vea sus propias horas, así los desacuerdos aparecen en días y no en meses.
• Informá qué se registra al fichar, incluida la ubicación, y para qué se usa.
• Mandale a tu estudio contable los totales de cada período con el detalle día por día que los respalda.

Dónde encaja Captain Crews, y dónde no

Captain Crews registra las fichadas desde el celular (taller, a bordo, pausa, fin de jornada) con la hora del servidor, no la del teléfono. Toma una ubicación en cada fichada si el teléfono la proporciona; se puede volver opcional por empleado, de modo que fichar funciona sin ella, y nadie es seguido de forma continua. Las correcciones que hace la oficina quedan en un registro de auditoría, las jornadas sin fichada de salida aparecen marcadas en el historial y cada persona ve sus propias horas. No controla la pausa de 12 horas entre jornadas, el descanso semanal ni los topes de horas extra, no lleva un banco de horas, no hace la registración ante ARCA y no lleva un registro de descansos del personal embarcado.