Liquidación de sueldos de tripulación náutica: horas, horas extra y tarifa diaria sin errores

Sueldo mensual, por hora o tarifa diaria: tres formas de pagarle a una tripulación

La mayoría de las empresas náuticas combinan tres modelos, a veces para la misma persona según la época del año. La tripulación permanente de un yate suele cobrar un sueldo mensual, y el registro horario sirve sobre todo para seguir las licencias y los días extra. El pago por hora con horas extra les sirve a los técnicos de tierra y al personal de temporada, cuyo trabajo depende de la temporada, de las reservas y del clima: cada hora cuenta y hay que registrarla en el momento. La tarifa diaria les queda bien a los marineros contratados por día, a las navegaciones de entrega y a las travesías de varios días, donde contar horas en el agua tiene poco sentido y un monto acordado por día es más simple para todos. Sea cual sea la combinación, los días pagados con tarifa diaria tienen que salir del cálculo por hora. Si quedan adentro, aparecen como horas faltantes o como horas extra fantasma, uno de los errores de planilla más comunes en los sueldos de una tripulación.

Horas extra: definí la regla antes de calcular

El cálculo de las horas extra depende de decisiones que le corresponden al empleador y a la ley aplicable, no al software: las horas previstas de cada persona y la forma de contar el excedente. Para el personal embarcado, la jornada y el pago dependen del contrato, de la bandera y del convenio colectivo que corresponda. Para el personal de tierra, dependen del país. En la Argentina, por ejemplo, la Ley de Contrato de Trabajo (art. 201) fija un recargo del 50 % sobre el salario habitual para las horas extra en días comunes, y del 100 % los sábados después de las 13 h, los domingos y los feriados; el convenio colectivo puede sumar sus propias reglas. Escribí la regla una vez, pedile a tu contador que la revise y aplicala igual en cada período. Captain Crews compara las horas fichadas de cada persona con su horario previsto, día por día, en todo el período de liquidación, sin contar feriados, licencias ni días de travesía, y muestra el multiplicador de horas extra configurado para esa persona. No maneja tarifas escalonadas, recargos nocturnos o de domingo, ni topes semanales como una semana de 48 horas. Si tu regla distingue entre el 50 % y el 100 %, ese reparto lo hace tu contador con la exportación día por día, que le da todo lo que necesita. Estos son los puntos que conviene poner por escrito.

• Las horas previstas de cada persona, día por día.
• El período sobre el que se mide el excedente: semana, mes o período de liquidación.
• El multiplicador de horas extra y, si los hay, los distintos recargos.
• Qué pasa con las horas de más: se pagan, se compensan con tiempo libre o se arrastran al período siguiente.
• Qué pasa con las horas faltantes: se descuentan de las licencias, se arrastran o se dan por perdidas.

Ejemplo resuelto: un período del 26 de agosto al 25 de septiembre

Un ejemplo ficticio para mostrar la mecánica: el empleado, la empresa y los montos no existen, y ninguna tarifa se presenta como legal. Un marinero-mecánico tiene un horario de 8 horas por día, de lunes a viernes. El período de liquidación va del 26 de agosto al 25 de septiembre de 2026 y tiene 23 días hábiles. Sale de travesía del jueves 10 al sábado 12 de septiembre y se toma un día de licencia por vacaciones el lunes 21 de septiembre. Sin los dos días de travesía que caen en día hábil ni el día de licencia, sus horas previstas son 20 días × 8 h, o sea 160 horas. Sus horas fichadas suman 171: 11 horas por encima del horario.

• Horas previstas antes de los ajustes: 23 días × 8 h = 184 h.
• Menos 2 días de travesía en días hábiles (10 y 11 de septiembre) y 1 día de licencia (21 de septiembre): 184 − 24 = 160 h previstas. El sábado 12 no tiene horas previstas, así que no cambia nada.
• Horas fichadas: 171 h, incluida una noche sin fichada de salida (3 de septiembre), detectada en el historial y corregida por la oficina antes del cierre; la corrección queda marcada como carga manual.
• Excedente: 171 − 160 = 11 h. Al cierre del período, la empresa paga 8 h como horas extra con su multiplicador (1,5 en este ejemplo) y arrastra las otras 3 h al período siguiente.
• Travesía: 3 días pagados con la tarifa diaria configurada en su ficha.
• Traslados: 4 días en la zona 2, pagados con el monto fijado para él en esa zona.
• Licencia: 1 día descontado de sus vacaciones anuales.
• Fuera de la herramienta: un premio de fin de temporada acordado por la dirección, que se le manda al contador por separado.

Qué recibe tu contador y qué pasa después

Un período cerrado queda bloqueado: las horas dejan de moverse. Para cada persona, el contador recibe un libro de Excel con cuatro pestañas (resumen, detalle día por día, licencias, traslados) y, desde la pantalla Exportación, la planilla de fichadas mensual en PDF y un archivo CSV con las fichadas. Ahí hay horas, días y viáticos, nunca un sueldo bruto. A partir de ahí, el contador o el estudio contable aplica el sueldo básico, los recargos que exijan tus reglas y los premios, calcula las retenciones, los aportes y las contribuciones, emite el recibo de sueldo y hace las presentaciones que exige tu país (en la Argentina, ante ARCA, la ex AFIP). Captain Crews no hace ninguno de esos pasos y no reemplaza a un software de liquidación de sueldos. La división tiene una ventaja clara: cada número que entregás se puede rastrear día por día, y eso corta las idas y vueltas.

Varias bases, husos horarios y monedas

Las tripulaciones que trabajan desde varios puertos necesitan unas pocas reglas simples antes de que alguien fiche. Para los traslados, dividí tu área de trabajo en zonas y fijá un monto por zona para cada persona, o una tarifa por kilómetro: así los viáticos salen directo del registro del día y no de rendiciones de gastos armadas después. Por ejemplo, con base en Tigre, una zona para el Delta, otra para San Isidro y otra para la Ciudad de Buenos Aires. En cuanto a la hora, elegí un huso horario de referencia: la aplicación usa uno por empresa, con el cambio de hora resuelto donde existe, y un tripulante que está por un tiempo en otro huso se sigue contando en la hora de la empresa. En cuanto a la moneda, la de la empresa es el euro o el dólar estadounidense. Las horas y los días no dependen de ninguna moneda, y tu contador paga en la moneda que fije el contrato.

• Zonas de traslado: hasta seis por empresa, más zonas propias de un propietario; forman parte del plan Empresa.
• Un propietario que maneja la tripulación de su propia embarcación puede configurar horarios, zonas y licencias, y cerrar él mismo el período de liquidación.

Checklist de cierre de período

Los errores de liquidación casi nunca vienen de la cuenta. Vienen de una salida sin fichar, de una licencia que nunca se cargó o de una travesía registrada tarde. Diez minutos por persona antes del cierre ahorran la mayoría de las idas y vueltas con el contador.

• Buscá jornadas anormalmente largas (16 horas o más): casi siempre son salidas que alguien se olvidó de fichar. Corregilas; la corrección queda marcada como carga manual.
• Verificá que cada día de licencia por vacaciones o por enfermedad aprobado figure en el período.
• Revisá las fechas de las travesías: un día de travesía olvidado se convierte en un día faltante.
• Revisá la zona de traslado de los días pasados fuera de la base.
• Decidí, persona por persona, qué pasa con las horas de más o de menos: se pagan, se arrastran o se descuentan de las licencias.
• Cerrá, exportá y mandale todo al contador con la lista de lo que queda fuera de la herramienta: premios puntuales, adelantos, reintegros de gastos.

Qué hace Captain Crews y qué no

Captain Crews, software de gestión náutica, cubre la parte previa de la liquidación: fichada desde el celular con la ubicación registrada en cada fichada, horas extra calculadas sobre el período de liquidación, días de travesía con tarifa diaria, viáticos por traslado, licencias, cierre del período y exportaciones para tu contador. No emite recibos de sueldo, no calcula impuestos, aportes ni contribuciones, no presenta declaraciones, no maneja premios ni lleva el registro de horas de descanso de la gente de mar. La liquidación propiamente dicha queda en manos de tu contador.