Paie équipage marin : fiabiliser le décompte avant le comptable

Salaire fixe, paie à l'heure, forfait jour : les trois façons de payer un équipage

La plupart des structures combinent trois modes, parfois pour la même personne selon la période de l'année. Le salaire fixe mensuel convient aux équipages permanents dont l'horaire varie peu : le décompte sert alors surtout à suivre les absences et les dépassements. La paie à l'heure, avec heures supplémentaires, convient aux équipes d'atelier et aux marins dont l'activité suit la saison, les sorties et la météo : chaque heure compte et doit être relevée au jour le jour. Le forfait journalier s'impose pour les jours de croisière, quand le marin est embarqué plusieurs jours : compter ses heures n'a plus de sens, on paie un montant par jour convenu d'avance. Quel que soit le mélange, les jours payés au forfait doivent sortir du calcul des heures. Laissés dedans, ils créent de fausses heures manquantes ou de fausses heures supplémentaires, et c'est l'une des erreurs les plus fréquentes dans un tableur.

Heures supplémentaires : poser la règle avant de calculer

Un calcul d'heures supplémentaires dépend de choix qui appartiennent à l'employeur et au droit applicable, pas au logiciel : l'horaire de référence de chaque salarié et la façon de décompter le dépassement. Pour les marins, la durée du travail et la rémunération dépendent du statut, du pavillon et de la convention collective ; pour une équipe à terre, du droit du travail du pays. Écrivez ces règles une fois, faites-les valider par votre comptable, puis appliquez-les de la même façon à chaque période. Captain Crews compare, pour chaque salarié, le temps pointé à son horaire prévu jour par jour, hors jours fériés, congés et jours de croisière, sur toute la période de paie, et indique le coefficient de majoration fixé pour ce salarié. Il ne gère ni paliers de majoration, ni majoration de nuit, de dimanche ou de jour férié, ni décompte semaine par semaine : si vos règles en prévoient, le détail jour par jour de l'export permet au comptable de les appliquer. Voici les points à fixer par écrit.

• L'horaire prévu de chaque salarié, jour par jour.
• La période sur laquelle se mesure le dépassement : semaine, mois ou période de paie.
• Le taux ou coefficient de majoration, et ses paliers éventuels.
• Le sort des heures en plus : payées, récupérées ou reportées.
• Le sort des heures en moins : déduites des congés, reportées ou abandonnées.

Exemple chiffré : une période du 26 août au 25 septembre

Exemple fictif, pour montrer la mécanique : le salarié, l'entreprise et les montants n'existent pas, et aucun taux n'est présenté comme légal. Un marin-mécanicien a un horaire prévu de 7 heures par jour, du lundi au vendredi. La période de paie court du 26 août au 25 septembre 2026, soit 23 jours ouvrés. Il part en croisière du jeudi 10 au samedi 12 septembre et prend un jour de congé payé le lundi 21. Sans les deux jours de croisière tombés en semaine ni le jour de congé, son horaire attendu est de 20 jours × 7 h, soit 140 heures. Son pointage totalise 151 heures : 11 heures au-delà de l'horaire prévu.

• Horaire prévu brut : 23 jours × 7 h = 161 h.
• Moins 2 jours de croisière en semaine (10 et 11 septembre) et 1 jour de congé (21 septembre) : 161 − 21 = 140 h attendues. Le samedi 12, sans horaire prévu, ne change rien.
• Temps pointé : 151 h, dont une soirée sans pointage de fin (le 3 septembre), repérée dans l'historique et corrigée par l'administration avant la clôture ; la correction reste marquée comme saisie manuelle.
• Dépassement : 151 − 140 = 11 h. À la clôture, l'entreprise en paie 8 en heures supplémentaires, au coefficient fixé pour lui (1,25 dans cet exemple), et reporte les 3 autres sur la période suivante.
• Croisière : 3 jours payés au forfait journalier prévu dans sa fiche.
• Déplacements : 4 journées en zone 2, indemnisées au montant fixé pour lui dans cette zone.
• Congé : 1 jour décompté de son quota de congés payés.
• Hors outil : la prime de fin de saison décidée par la direction, transmise à part au comptable.

Ce que le comptable reçoit, et ce qu'il fait ensuite

Une période clôturée est verrouillée : les heures ne bougent plus. Pour chaque salarié, le comptable reçoit un fichier Excel en quatre onglets (récapitulatif, détail jour par jour, congés, déplacements) et, depuis l'écran d'export, la fiche de pointage mensuelle en PDF et le fichier CSV du pointage. On y trouve des heures, des jours et des indemnités, jamais un salaire brut. À partir de là, le comptable ou le cabinet de paie applique le salaire de base, les majorations prévues par vos règles et les primes, calcule les cotisations, établit le bulletin de paie légal et fait les déclarations sociales : la DSN en France et, pour les marins qui y sont affiliés, les cotisations à l'ENIM. Captain Crews ne fait aucune de ces étapes et ne remplace pas un logiciel de paie réglementaire. Ce partage des rôles a un avantage : chaque chiffre transmis peut être justifié jour par jour, ce qui réduit les allers-retours.

Plusieurs bases, fuseaux horaires et devises

Une société qui travaille depuis plusieurs ports doit fixer quelques règles simples avant le premier pointage. Pour les déplacements, découpez votre secteur en zones et fixez pour chaque salarié un montant par zone, ou un tarif au kilomètre : l'indemnité découle de la journée pointée, sans note de frais à reconstituer. Pour l'heure, choisissez un fuseau de référence : l'application en utilise un par société, heure d'été comprise, et un marin temporairement dans un autre fuseau reste compté dans celui de la société. Pour l'argent, la devise est celle de la société (euro ou dollar américain) ; les heures et les jours ne dépendent d'aucune devise, et le comptable paie dans la monnaie prévue au contrat.

• Zones de déplacement : jusqu'à six par société, plus des zones propres à un propriétaire ; la fonction fait partie du forfait Entreprise.
• Un propriétaire qui gère lui-même l'équipage de son bateau peut régler ses horaires, ses zones et ses congés, et clôturer sa période de paie.

Check-list de fin de période

Les erreurs de paie viennent rarement du calcul. Elles viennent d'un pointage oublié, d'une absence non saisie ou d'une croisière enregistrée en retard. Une vérification de dix minutes par salarié avant la clôture évite la plupart des allers-retours avec le comptable.

• Repérer les journées anormalement longues (16 heures et plus) : ce sont presque toujours des pointages de fin oubliés. Les corriger ; la correction reste marquée comme saisie manuelle.
• Vérifier que chaque congé et chaque arrêt maladie validés figurent sur la période.
• Vérifier les dates des croisières : un jour de croisière oublié devient une journée manquante.
• Contrôler la zone de déplacement des journées passées hors du port d'attache.
• Décider, salarié par salarié, du sort du dépassement ou du déficit : payé, reporté, déduit des congés.
• Clôturer, exporter, puis envoyer au comptable avec la liste des éléments tenus hors de l'outil : primes exceptionnelles, avances, remboursements de frais.

Ce que fait Captain Crews, et ce qu'il ne fait pas

Captain Crews, logiciel de gestion nautique, couvre l'amont de la paie : pointage sur téléphone (navigateur ou applications iOS et Android) avec la position enregistrée à chaque pointage, calcul du dépassement sur la période de paie, jours de croisière au forfait, indemnités de déplacement, congés, clôture puis export pour le comptable. Il ne produit ni bulletin de paie, ni calcul de cotisations, ni déclaration sociale, ne gère pas de primes et ne tient pas le registre des heures de repos des marins. La paie elle-même reste l'affaire du comptable.