Software de alquiler de embarcaciones: reservas, entregas y seguimiento del mantenimiento

Dos tipos de software de gestión para alquiler de embarcaciones

Si buscás un software de gestión para alquiler de embarcaciones, vas a encontrar dos familias de herramientas. La primera vende: una página de reservas online donde el cliente elige un turno, paga, deja un depósito de garantía y firma el contrato de alquiler. Ahí están los motores de reserva y los marketplaces como Click&Boat o SamBoat, y algunos suman su propio módulo de mantenimiento; fijate hasta dónde llega (horas por motor, historial de trabajos, personal). La segunda maneja la flota: qué embarcación está realmente lista, qué se encontró en la última devolución, cuándo vence el próximo service y quién hace el trabajo. Una doble reserva te cuesta un cliente disgustado. Un motor al que se le pasó el service, una hélice dañada que nadie anotó o un reclamo sobre el depósito que no podés respaldar cuestan mucho más. Captain Crews está hecho para ese segundo trabajo. Lleva el calendario de flota que mantiene tu personal, el estado y el historial de cada embarcación, el taller y el equipo. No procesa pagos ni tiene vidriera pública, así que muchos operadores usan las dos cosas: la plataforma vende, la herramienta de operaciones prepara y sigue las embarcaciones. Elijas lo que elijas, hay tres cosas que quedan fuera del software:

• El contrato de alquiler, las condiciones del depósito y la franquicia del seguro: tus propias condiciones comerciales y tu aseguradora
• El cobro: tu terminal de tarjetas, tu banco o la plataforma que vendió el turno
• Las reglas locales de tu actividad (el carnet que le exigís al cliente, la zona de navegación permitida, el equipo de seguridad obligatorio): la normativa y la autoridad marítima del lugar donde operás, que en la Argentina es la Prefectura Naval

De la consulta a la devolución: el circuito de un alquiler

Todo alquiler sigue la misma secuencia. Ponerla por escrito le dice a la oficina, al equipo del muelle y al taller quién hace qué y cuándo hay que cargar cada dato. Este es un circuito típico, para adaptar al tamaño de tu base.

• 1. Consulta: qué embarcación, fechas, horarios de salida y de regreso, cantidad de personas, con patrón o sin patrón, combustible incluido o a cargo del cliente
• 2. Disponibilidad: buscá una embarcación libre en todo el calendario de la flota, no solo la que pidió el cliente
• 3. Reserva: cargala en el calendario con los horarios y una nota (cliente, patrón, cualquier pedido especial); toda superposición con otra entrada se señala antes de confirmar
• 4. Confirmación: contrato, condiciones y depósito según tu propio procedimiento; la ficha técnica en PDF de la embarcación, con sus tarifas de alquiler por día y por hora, puede acompañar el presupuesto
• 5. Preparación: combustible, limpieza, equipo de seguridad y documentos de la embarcación verificados, la noche anterior o a primera hora
• 6. Check-out: entrega hecha con el cliente, fotos sacadas, horas de motor registradas, charla de seguridad dada
• 7. Check-in: segunda inspección, horas registradas, daños anotados y una decisión: vuelve a alquilarse o pasa al taller

Check-in y check-out: una checklist de entrega

La mayoría de los conflictos se definen en la entrega. Hacela con el cliente presente, en el mismo orden a la salida y al regreso, para que las dos inspecciones se comparen línea por línea. Las fotos con fecha muestran el estado de la embarcación en un momento dado. Por sí solas no definen la responsabilidad ni el monto que se retiene del depósito (eso lo dicen tu contrato de alquiler y tu aseguradora), pero convierten una discusión en una comparación de hechos. En Captain Crews guardás esta checklist una sola vez como trabajo tipo para toda la flota (por ejemplo, Check-out y Check-in) y después la lanzás en cada alquiler, dejando solo la embarcación que corresponde. Las fotos sacadas con el celular quedan fechadas y archivadas en la ficha de esa embarcación, y un paso de horas de motor actualiza las horas registradas de ese motor sin que nadie tenga que cargarlas dos veces. Una checklist de base para adaptar a tus embarcaciones:

• Casco, flotadores y cintón: rayones, golpes, marcas de haber tocado fondo, una foto por banda
• Hélice, pata o eje: estado de las palas, cabos o redes enganchados, pérdidas a la vista
• Motor: foto del horómetro, niveles de fluidos, alarmas al arrancar, salida del agua de refrigeración (testigo o escape)
• Combustible: nivel a la salida y al regreso, según lo que fije tu contrato
• Seguridad: chalecos salvavidas contados y en buen estado, matafuego, bengalas vigentes, VHF, ancla y cabo
• Equipo de cubierta: cabos de amarre, defensas, toldo, escalera de baño, equipo prestado (tablas de stand up paddle, snorkels) contado
• Interior: limpieza, roturas, humedad, baño, objetos olvidados
• Papeles: documentación de la embarcación a bordo y, si lo exigís, el carnet de timonel del cliente verificado

La preparación entre alquileres

Entre un regreso a las 18 h y una salida a las 9 h del día siguiente, la preparación no deja lugar a la improvisación. Ayudan tres hábitos. Cada tarea tiene un responsable con nombre y apellido: la limpieza, el equipo del muelle; las reparaciones chicas, el mecánico; la carga de combustible, quien cierra. El estado de la embarcación está a la vista de todos: en Captain Crews figura como Reservado, Orden de trabajo, En mantenimiento o Disponible según lo que el equipo cargó en el calendario y en la ficha de la embarcación, y ese estado es lo que mira la oficina antes de confirmar la reserva siguiente. Y una embarcación que no se puede reparar a tiempo se señala enseguida, para ofrecerle otra al cliente en lugar de que se entere en el muelle. Los controles que se repiten cada semana o cada mes (chalecos, bombas de achique, baterías) se configuran una sola vez como trabajos tipo recurrentes: el trabajo se crea en cada período, en cada embarcación de la lista, para la persona que designaste. Un trabajo también se le puede asignar a un contratista externo, cuyo nombre queda en el historial de la embarcación. Un ejemplo inventado: un sábado de mucho movimiento en una base de alquiler del Delta con seis semirrígidos.

• Sábado, 18 h: vuelven tres embarcaciones, entregas hechas, horas registradas, una pala de hélice doblada
• 18:30: esa embarcación pasa a Orden de trabajo; su reserva del domingo a la mañana se pasa a un semirrígido libre
• 19 h: las otras dos se limpian y se les carga combustible, y se tilda cada paso en sus checklists
• Domingo, 8 h: check-outs y fotos; la hélice se cambia a media mañana y la embarcación vuelve a Disponible

Service por horas de motor para embarcaciones que trabajan mucho

Una embarcación de alquiler suma horas mucho más rápido que una embarcación particular que sale los fines de semana, así que su service sigue tanto al horómetro como al calendario. Los intervalos (aceite y filtros, impeller de la bomba de agua, ánodos, correas) los fija el manual del fabricante del motor, aplicado teniendo en cuenta un uso intensivo. El software no los define: los vigila. El método se resume en tres hábitos. Registrá las horas en cada regreso, algo que la entrega ya hace. Asignale a cada motor su próximo umbral de service y el trabajo que corresponde, por ejemplo un cambio de aceite a las 450 horas: Captain Crews muestra un indicador ámbar cuando faltan menos de 100 horas para el umbral y uno rojo cuando ya se pasó, y manda una notificación en cada una de esas dos etapas. Después ubicá el service en un momento tranquilo: una orden de trabajo programada en una fecha ocupa la embarcación en el calendario, así que quien intente reservarla en ese turno recibe un aviso. Para un semirrígido que sale todos los días en enero, eso es lo que evita que un service vencido aparezca en el medio de una semana con todo reservado.

Ocupación y costo por embarcación

Al final de la temporada aparecen dos preguntas: qué embarcaciones se pagaron solas y cuánto costó mantener cada una. El informe de reservas de Captain Crews responde la primera. Para cualquier período, y para toda la flota, solo las embarcaciones o una sola unidad, cuenta las reservas, los días reservados y la tasa de ocupación, y se exporta a Excel. Una embarcación que queda parada en plena temporada alta plantea una pregunta comercial o técnica, y conviene hacérsela antes de gastar plata en reacondicionarla. Para los costos alcanza con una regla: cada factura se archiva en la ficha de una embarcación. La lectura de facturas (OCR) toma el proveedor, la fecha y los montos, una persona los revisa, y la pestaña Facturas de cada embarcación suma el período que elijas, con un filtro por categoría de mantenimiento. La pestaña Combustible sigue los litros y el precio pagado, embarcación por embarcación. Poné esos totales frente a los días alquilados y tenés el costo de un día de alquiler por unidad, que es la cifra que te dice si una embarcación merece su lugar en la flota del año que viene.

Cinco preguntas para hacerte antes de elegir

Antes de comparar listas de funciones, hacete estas cinco preguntas. Ordenan las herramientas rápido según tu forma real de trabajar, y evitan que pagues una página de reservas que no vas a usar o que descubras demasiado tarde que tu herramienta de reservas no puede seguir el mantenimiento.

• ¿Necesitás cobrar online los alquileres y los depósitos? Si es así, necesitás una plataforma de reservas; verificá que pueda convivir con tu herramienta de operaciones
• ¿Los clientes reservan solos en una página pública, o tu equipo carga reservas que llegan por teléfono, por mail, por WhatsApp o desde los marketplaces?
• ¿El equipo del muelle lo puede usar desde un celular, con las fotos archivadas en la embarcación correcta?
• ¿Podés exportar todos tus datos (fichas, historial, facturas, fotos) el día que te vayas?
• ¿Cobra por embarcación o por usuario? Hacé la cuenta con tu flota real, temporada baja y temporada alta incluidas

Dónde encaja Captain Crews para un operador de alquiler

Para un operador de alquiler de embarcaciones, Captain Crews reúne el calendario de flota, que señala cada superposición, las checklists de entrega con fotos fechadas, los trabajos de preparación asignados al personal o a contratistas, los umbrales de horas de motor, las facturas y el combustible por embarcación, el informe de ocupación y el control horario del personal de temporada. Funciona en una computadora o en un celular, con apps para iOS y Android. Un socio comercial, como una agencia, puede tener un acceso de visitante en solo lectura que muestra qué embarcaciones están libres. No procesa pagos online y no tiene página pública de reservas.