Logiciel de location de bateaux : réservations, état des lieux et entretien

Vente en ligne ou exploitation : deux métiers différents

Les outils vendus sous le nom de logiciel de location de bateaux font en réalité deux métiers. Le premier est commercial : une vitrine où le client choisit son créneau, paie, verse une caution et signe son contrat en ligne. C'est le terrain des moteurs de réservation et des places de marché comme Click&Boat ou SamBoat ; certains ajoutent un module d'entretien, dont il faut vérifier la profondeur (heures par moteur, historique des travaux, personnel). Le second est l'exploitation : savoir quel bateau est vraiment prêt, ce qui a été constaté au dernier retour, quand tombe la prochaine révision et qui s'en occupe. Une double réservation coûte un client mécontent. Un moteur qui n'a pas été révisé, une hélice abîmée qu'on n'a pas vue ou une caution contestée sans preuve coûtent beaucoup plus cher. Captain Crews couvre ce second métier : le calendrier de la flotte tenu par votre équipe, l'état des bateaux, l'atelier et le personnel. Il n'encaisse aucun paiement et n'offre pas de vitrine publique. Beaucoup de loueurs combinent donc les deux : la plateforme vend, l'outil d'exploitation prépare et suit les bateaux. Trois sujets restent de toute façon hors du logiciel :

• Le contrat de location, les conditions de caution et la franchise : votre cadre commercial et votre assureur
• L'encaissement : votre terminal de paiement, votre banque ou la plateforme qui a vendu le créneau
• Les règles propres à votre activité (permis exigé, zone de navigation, matériel d'armement) : les textes applicables et les autorités maritimes de votre zone

Le circuit d'une location, étape par étape

Une location suit toujours le même enchaînement. L'écrire noir sur blanc permet de répartir les rôles entre le bureau, le ponton et l'atelier, et de savoir à quel moment chaque information doit être saisie. Voici le circuit type, à adapter à la taille de votre base.

• 1. Demande : bateau souhaité, dates, heures de départ et de retour, nombre de personnes, skipper ou non, plein à la charge du client ou non
• 2. Disponibilité : on cherche un bateau libre sur le créneau dans le planning de toute la flotte, pas seulement sur le bateau demandé
• 3. Enregistrement : la réservation est posée au calendrier avec ses heures et une note (client, skipper, particularités) ; tout chevauchement est signalé avant de confirmer
• 4. Confirmation au client : contrat, conditions et caution selon votre cadre commercial ; la fiche PDF du bateau, avec ses tarifs à la journée et à l'heure, peut accompagner le devis
• 5. Préparation : plein, nettoyage, contrôle du matériel de sécurité et des papiers du bord, la veille ou le matin même
• 6. Départ : état des lieux fait à deux, photos, relevé du compteur horaire, briefing du client
• 7. Retour : second état des lieux, relevé des heures, signalement des dommages, puis décision : le bateau repart ou passe à l'atelier

État des lieux au départ et au retour : la check-list

L'état des lieux est le moment où se jouent la plupart des litiges. Il se fait à deux, le client et un membre de l'équipe, dans le même ordre au départ et au retour, pour que les deux relevés se comparent ligne à ligne. Les photos datées montrent l'état du bateau à un instant précis. Elles ne tranchent pas à elles seules la question de la responsabilité ni le montant retenu sur la caution, qui relèvent de votre contrat et de votre assureur, mais elles rendent la discussion factuelle. Dans Captain Crews, cette check-list s'enregistre une seule fois comme travail type (« Contrôle départ », « Contrôle retour ») pour toute la flotte, puis se lance à chaque location en ne gardant que le bateau concerné. Les photos prises au téléphone sont datées et rattachées au bateau, et l'étape « heures moteur » met à jour les heures du moteur dans sa fiche, sans ressaisie. Voici une base de check-list à compléter selon vos bateaux :

• Coque, flotteurs et liston : rayures, chocs, traces de talonnage, une photo de chaque côté
• Hélice, embase ou ligne d'arbre : état des pales, bout ou filet pris, fuite visible
• Moteur : photo du compteur horaire, niveaux, alarme au démarrage, circuit de refroidissement qui débite (pissette ou échappement)
• Carburant : niveau au départ et au retour, selon ce que prévoit votre contrat
• Sécurité : gilets en nombre et en état, extincteur, feux à main dans leur date, VHF, mouillage et bout
• Pont et armement : amarres, défenses, taud, échelle de bain, matériel prêté (paddle, masques) compté
• Intérieur : propreté, casse, humidité, sanitaires, objets oubliés
• Papiers : documents du bord présents, permis du client vérifié quand il est exigé

Remise en état entre deux locations

Entre un retour à 18 heures et un départ le lendemain à 9 heures, la remise en état ne laisse aucune place à l'improvisation. Trois règles aident. D'abord, chaque tâche a un responsable nommé : le nettoyage à l'équipe de ponton, les petites réparations au mécanicien, le plein à celui qui ferme. Ensuite, le statut du bateau est visible par tous : dans Captain Crews, il affiche « Réservé », « Intervention », « En maintenance » ou « Disponible » selon ce que l'équipe a saisi au calendrier et sur la fiche, et c'est ce statut que le bureau consulte avant de confirmer une nouvelle location. Enfin, un bateau qu'on ne pourra pas réparer à temps est signalé tout de suite, pour proposer une autre unité au client plutôt que de le découvrir au moment du départ. Les contrôles qui reviennent chaque semaine ou chaque mois (gilets, pompes de cale, batteries) se programment une fois en travaux types avec répétition automatique : la tâche est créée à chaque période, sur chaque bateau prévu, pour la personne désignée. Un travail peut aussi être confié à un prestataire extérieur, dont le nom reste dans l'historique du bateau. Exemple fictif, pour illustrer l'enchaînement sur une base de six semi-rigides :

• Samedi 18 h : trois retours, états des lieux faits, compteurs relevés, une pale d'hélice tordue sur l'un des bateaux
• 18 h 30 : ce bateau passe en « Intervention » ; sa réservation du dimanche matin est déplacée sur une unité libre
• 19 h : nettoyage et plein des deux autres bateaux, cochés dans leur check-list
• Dimanche 8 h : contrôles départ et photos ; l'hélice est changée dans la matinée et le bateau repasse « Disponible »

Entretien aux heures moteur : caler la révision dans un creux

Un bateau de location accumule les heures bien plus vite qu'un bateau de particulier : son entretien se pilote au compteur horaire autant qu'au calendrier. Les intervalles (vidange, filtres, turbine de pompe à eau de mer, anodes, courroies) sont ceux du carnet du motoriste, à appliquer en tenant compte d'un usage intensif. Le logiciel ne les invente pas : il les surveille. La méthode tient en trois gestes. Relever les heures à chaque retour, ce que l'état des lieux fait déjà. Donner à chaque moteur son prochain seuil et l'opération prévue, par exemple « vidange à 450 h » : Captain Crews affiche un voyant orange à moins de 100 heures du seuil, rouge une fois le seuil dépassé, et envoie une notification à chacune de ces deux étapes. Enfin, poser la révision dans un creux du planning : une intervention planifiée à une date occupe le bateau dans le calendrier, et toute réservation posée sur ce créneau déclenche un avertissement. Pour un semi-rigide qui sort tous les jours en été, c'est ce qui évite de découvrir une vidange dépassée au milieu d'une semaine complète.

Suivre l'activité et les coûts de chaque bateau

À la fin de la saison, deux questions reviennent : quels bateaux ont vraiment travaillé, et combien chacun a coûté. Le rapport des réservations de Captain Crews répond à la première. Sur la période choisie, pour toute la flotte, les seuls bateaux ou une unité précise, il compte les réservations, les jours réservés et le taux d'occupation, et s'exporte en Excel. Un bateau peu réservé en pleine saison pose une question commerciale ou technique, qu'il vaut mieux se poser avant de le rééquiper. Pour les coûts, une règle suffit : chaque facture est rattachée à un bateau. La lecture automatique des factures (OCR) reprend le fournisseur, la date et les montants, une personne valide, et l'onglet Factures de chaque bateau totalise la période choisie, avec un filtre par catégorie d'entretien. L'onglet Carburant suit les litres et le prix payé, bateau par bateau. En rapprochant ces totaux des jours loués, vous obtenez le coût d'une journée de location par unité : c'est le chiffre qui dit si un bateau mérite sa place dans la flotte l'an prochain.

Choisir son logiciel de location de bateaux : cinq questions

Avant de comparer des listes de fonctions, posez ces cinq questions. Elles trient vite les outils selon votre façon de travailler, et elles évitent de payer pour une vitrine dont vous n'avez pas l'usage, ou de découvrir trop tard qu'un outil de réservation ne suit pas l'entretien.

• Devez-vous encaisser en ligne et gérer les cautions ? Si oui, il vous faut une plateforme de réservation ; vérifiez qu'elle peut vivre à côté de votre outil d'exploitation
• Vos clients réservent-ils seuls sur une vitrine, ou votre équipe saisit-elle les demandes reçues par téléphone, e-mail et plateformes ?
• L'outil s'utilise-t-il au ponton sur un téléphone, avec des photos rattachées au bon bateau ?
• Pouvez-vous exporter vos données (fiches, historiques, factures, photos) le jour où vous changez d'outil ?
• Le prix se calcule-t-il au bateau ou à l'utilisateur ? Faites le calcul sur votre flotte réelle, basse et haute saison comprises

Ce que fait Captain Crews pour un loueur

Pour un loueur, Captain Crews réunit le calendrier, qui signale chaque chevauchement, les check-lists d'état des lieux avec photos datées, la remise en état confiée à l'équipe ou à un prestataire, les seuils d'heures moteur, les factures et le carburant par bateau, le rapport d'occupation et le pointage des saisonniers. Il s'utilise sur ordinateur et sur téléphone, avec des applications iOS et Android. Un partenaire peut recevoir un accès visiteur, en lecture seule, qui montre la disponibilité des bateaux. Il ne fait ni paiement en ligne ni vitrine publique.