CMMS náutico: qué es, cómo implementarlo y qué preguntar antes de contratarlo

Preventivo, correctivo y según condición

El mantenimiento correctivo arregla las cosas después de que fallan. Es inevitable, pero sale caro cuando pasa en plena temporada, con reservas en el calendario. El preventivo atiende los equipos antes de que fallen, en una fecha o al llegar a cierta cantidad de horas, y es el corazón de cualquier CMMS. El mantenimiento según condición (o predictivo) actúa sobre el estado medido: un desgaste visible, el resultado de un análisis de aceite, una temperatura que sube de a poco. En las embarcaciones, el límite se desdibuja. Con un horímetro, buena parte del trabajo preventivo sigue el uso real y no el calendario: una embarcación que sale todos los días llega a sus puntos de service mucho antes que una que se usa solo los fines de semana. Por eso un buen CMMS náutico maneja los dos relojes, horas y fechas, y lleva el registro de los trabajos correctivos para que las fallas que se repiten salten a la vista.

CMMS náutico o PMS de buque: dos herramientas para dos mundos

El Código IGS (Código internacional de gestión de la seguridad, ISM por su sigla en inglés), que el Convenio SOLAS hace obligatorio para los buques de pasaje y para los buques de carga de 500 de arqueo bruto o más, exige un sistema de gestión de la seguridad con procedimientos de mantenimiento documentados. Las compañías navieras, y los grandes yates comerciales alcanzados por el Código según su bandera y su uso, cumplen ese requisito con un sistema de mantenimiento planificado (PMS): una jerarquía completa de equipos, repuestos e inventario, y una trazabilidad que resiste las inspecciones del Estado de abanderamiento y de la sociedad de clasificación. Son sistemas potentes, y necesitan una tripulación a bordo que los mantenga al día. Un CMMS náutico para flotas chicas atiende a otro público: flotas de alquiler y de charter, escuelas de navegación, empresas de gestión de embarcaciones, y talleres y astilleros que se ocupan de lanchas, veleros, semirrígidos y yates privados. La necesidad es más inmediata: qué tiene pendiente cada embarcación, quién hace qué esta semana, cuánto cuesta mantener cada una. Captain Crews está en este segundo grupo. No está pensado para ser el PMS reglamentario de un buque que opera bajo el Código IGS.

• PMS de buque: cumplimiento del Código IGS, inventario de repuestos, auditorías de bandera y de clase, una tripulación a bordo para operar el sistema.
• CMMS náutico para flotas chicas: muchas embarcaciones chicas y medianas, service por horas de motor, taller y subcontratistas, propietarios a los que hay que mantener informados.

Implementar un CMMS náutico en cinco pasos

Un CMMS vale lo que valen los datos con los que arranca. Unas pocas medias jornadas de carga, hechas en orden, rinden más que tipear todo el historial antes de empezar.

• Paso 1, la flota: importá la lista de embarcaciones desde la planilla que ya tenés, revisá la vista previa y completá lo esencial (matrícula, número de casco, propietario).
• Paso 2, los motores: para cada motor y cada generador, la marca, el modelo, el número de serie, las horas actuales y el próximo punto de service tomado del programa del fabricante.
• Paso 3, los vencimientos por fecha: documentos y equipos de seguridad (matafuegos, balsa salvavidas, radiobaliza, bengalas) con sus fechas, para que ninguno dependa de la memoria de alguien.
• Paso 4, los trabajos recurrentes: escribí una sola vez las checklists que vuelven siempre (service anual, invernada, puesta a punto, controles mensuales) y definí cada cuánto se repiten.
• Paso 5, los costos: asigná cada factura de proveedor a la embarcación correcta en cuanto llega, así tenés totales por embarcación y por rubro sin volver a tipear nada.

Lo que un CMMS te tiene que mostrar cada lunes a la mañana

Juzgá un CMMS menos por su lista de funciones que por lo que te dice en cinco minutos al empezar la semana. Si alguna de estas respuestas todavía te obliga a abrir tres archivos o a hacer dos llamados, el sistema está mal configurado o no es para vos. También sirven como prueba durante el período de evaluación: pedile al proveedor que te las muestre con tus propias embarcaciones.

• Embarcaciones fuera de servicio hoy, y por qué: en el taller, en mantenimiento, en seco por la invernada.
• Motores que se acercan a su próximo punto de service en horas, y los que ya lo pasaron.
• Vencimientos por fecha de este mes: documentos, matafuegos, balsa salvavidas, radiobaliza.
• Trabajos atrasados o bloqueados, con el motivo del bloqueo.
• Facturas recibidas que todavía no están asignadas a una embarcación.

Diez preguntas para hacerle a un proveedor de CMMS náutico

Una demo siempre muestra el software en su mejor versión. Estas preguntas llevan la conversación de vuelta a tu día de trabajo. Hacelas por escrito, y pedí probar el sistema con dos o tres de tus embarcaciones reales y no con datos de demostración.

• Horas de motor: ¿podemos seguir varios motores por embarcación, generadores incluidos, y cuántos puntos de service por motor a la vez?
• Lecturas de horas: ¿quién las carga y cómo? ¿A mano, durante un trabajo o leídas automáticamente?
• Trabajos recurrentes: ¿las checklists se repiten solas, cada semana, cada mes o cada año?
• Repuestos: ¿texto libre en el trabajo, un catálogo con códigos o un verdadero control de stock?
• En el muelle: ¿funciona en el celular, y qué pasa cuando no hay señal?
• Permisos: ¿quién ve qué entre la oficina, los técnicos, los timoneles, los propietarios y los subcontratistas?
• Propietarios: ¿tienen acceso, y algunos trabajos pueden quedar como internos?
• Arranque: ¿podemos importar la flota y el historial de service desde Excel?
• Salida: ¿podemos exportar todos nuestros datos, en qué formato y con qué frecuencia?
• Precio: ¿por embarcación, por pie de eslora o por usuario, y qué pasa con la factura si la flota se duplica?

Mantenimiento y equipo, en la misma herramienta

En una pequeña empresa náutica, las personas que hacen el mantenimiento de las embarcaciones también fichan sus horas, se trasladan entre marinas y guarderías y les responden a los propietarios. Un CMMS que ignora al equipo te obliga a sumar una segunda herramienta para el control horario y a volver a cargar quién trabajó en qué embarcación y durante cuánto tiempo. Por eso agregá dos preguntas a la lista: ¿cerrar un trabajo alimenta el registro de horas del técnico? ¿Y un propietario puede ver lo que se le hizo a su embarcación sin llamar al taller?

Cómo responde Captain Crews, límites incluidos

Captain Crews, software de gestión náutica, responde así: varios motores por embarcación, cada uno con su próximo punto de service en horas, señalado 100 horas antes y de nuevo una vez vencido; horas registradas durante un trabajo; trabajos tipo que se repiten cada semana, cada mes o cada año; importación desde Excel de la flota, con vista previa, y del historial de service; un portal para propietarios donde algunos trabajos pueden quedar como internos; los trabajos cerrados se suman al registro diario del técnico; una exportación ZIP (CSV, PDF, archivos originales), completa una vez por mes; precio por usuario, desde 5 € por usuario por mes; uso desde el celular, con apps para iOS y Android incluidas. Sus límites: un solo punto de service por horas por motor a la vez, los repuestos como texto libre sin control de stock, y ningún modo sin conexión.

Cinco errores que hunden la implementación de un CMMS

La mayoría de las implementaciones fallidas fracasan por las mismas pocas razones, y ninguna es técnica.

• Querer cargar todos los trabajos pasados antes de arrancar: el equipo se queda sin energía antes de ver algún beneficio.
• Cargar los puntos de service con intervalos genéricos en lugar del programa de cada fabricante de motores.
• Que nadie se haga cargo de las lecturas del horímetro: sin lecturas, las alertas no significan nada.
• Checklists tan largas que nadie las tilda de verdad.
• Cerrar trabajos sin rubro, sin repuestos ni tiempo dedicado, lo que deja el historial inservible.